I. Layout of Business English Letter1. Letter head
Merupakan bagian paling atas dari sebuah surat atau disebut juga dengan kepala surat. Berisikan informasi mengenai perusahaan, seperti alamat perusahanan, nomor telepon perusahaan, e-mail perusahaan, alamat website perusahaan, logo perusahaan, dll.
2. Date
Menunjukkan kapan surat dibuat. Biasanya terletak di sebelah kanan atas, tetapi ada juga yang meletakannya di sebelah kiri atas. Untuk gaya penulisan tanggal dapat dibedakan kedalam dua gaya penulisan, yaitu :
Penulisan tanggal dalam bahasa Inggris Amerika biasanya tidak hanya menggunakan angka dengan menempatkan penulisan bulan terlebih dahulu, kemudian tanggal, dan diikuti dengan penulisan tahun.
- Gaya Inggris British
Contoh : 08 August, 2008
Gaya penulisan tanggal Inggris British sama dengan gaya penulisan tanggal dalam bahasa Indonesia, yakni menuliskan tanggal terlebih dahulu, kemudian di ikuti menuliskan bulan dan tahun.
- Gaya Inggris Amerika
Contoh : 8/8/08 atau 8-8-08
Penulisan tanggal dalam bahasa Inggris Amerika biasanya hanya menggunakan angka dengan menempatkan penulisan bulan terlebih dahulu, kemudian tanggal, dan diikuti dengan penulisan tahun.
Seluruh format tergantung dari penulisan bahasa yang digunakan
American British = Monday, October 10, 2011
Indonesia = Senin, 10 oktober 2011
3. The Addressee of the letter/ Inside Address
Merupakan penerima surat. Ditulis di sebelah kiri atas beberapa baris setelah penulisan tanggal, namun dapat juga ditulis langsung di bawah tanggal.
4. Subject
Digunakan sebagai pengarsipan atau dokumentasi surat yang dikirimkan atau yang diterima, juga digunakan untuk mengingatkan referensi dari si penerima kepada si pengirim tentang topik yang akan dibicarakan.
Merupakan baris yang tidak begitu diperlukan. Untuk penempatan Subjek dapat dibedakan kedalam dua penempatan, yakni :
Inggris Amerika
Subjek ditempatkan diatas Salutation
Inggris British
Subjek ditempatkan dibawah Salutation ( diantara Salutation dengan Body of the letter).
5. Salutation (Salam pembuka)
Merupakan salam pembuka atau salam hormat. Terdapat dua gaya untuk menuliskan salam pembuka dalam surat bisnis berbahasa Inggris, yakni gaya Inggris British, dan Inggris Amerika. Jika kita menulis tanggal dengan gaya Inggris British, Untuk salam pembuka dapat ditulis seperti berikut :
Jika mengetahui nama orangnya:
Dear Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr + Marga
Tanda hormat penulis surat sebelum melakukan kirim mengirim surat pada orang yang bersangkutan.
Contoh: Dengan hormat (D kapital, h kecil)
6. Body of the letter
Merupakan pesan dari surat, Pesan yang tertulis dalam surat haruslah jelas dan langsung pada pokok permasalahan yang akan dibahas, dalam penulisan isi surat haruslah jelas, serta menggunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh penerima surat dan tidak menggunakan bahasa sehari-hari.
7. Complementary close
Merupakan ekspresi penutup. Penggunaan kata "Yours faithfully" umumnya digunakan untuk menyapa "Sir" atau "Madam" yang tidak menggunakan nama penerima. Sedangkan untuk penggunaan kata "Yours sincerely”, digunakan jika diijinkan menggunakan nama.
Contoh: Hormat kami,
Ucapan rasa hormat penulis, huruf awal ditulis dengan kapital dikuti huruf selanjutnya kecil.
8. Signature
Merupakan tanda tangan dari pengirim surat. Diposisikan di sebelah kanan bawah, atau juga dapat diposisikan di sebelah kiri bawah setelah penulisan ekspresi penutup. Biasanya menggunakan tinta berwarna hitam maupun biru.
9. Carbon Copy Nation
Berada di sebelah kiri bawah setelah Signature .Digunakan Jika Anda menyertakan dokumen tambahan yang dikirim bersama dengan surat disebut juga dengan lampiran.
12. Postscript
Berada di sebelah kiri bawah. Dianjurkan untuk menghindari postscript pada Business English letter.
Postscript atau yang biasa disingkat P.S. bertujuan agar mendapat perhatian khusus dari si alamat.
Contoh: P.S. Titipannya sudah disampaikan kepada A.
P.S.2 Kalau sudah di terima segera beri kabar.
II. Form and style of Business English Letter
1. Idented style or British style
Bentuk suratnya menjorok ke dalam bertekuk/ bergigi. Penulisan alamat tidak sejajar terletak di sebelah kiri atas. Posisi tanda tangan terletak disebelah kanan.
2. Full Block style
Semua bagian surat yang dibuat dengan bentuk ini, diketik mulai dari margin kiri. Mempunyai bentuk lurus penuh, yaitu rata pada sisi kiri.
3. Block style
Pada umumnya bentuk semacam ini banyak digunakan di perusahaan.
4. Semi Block style
Pada Semi Block style, bentuk paragraph sama dengan bentuk Indented style. Semua bagian surat diketik seperti bentuk lurus. Kecuali pada isi surat. Setiap alinea baru diketik sesudah lima ketukan dari margin kiri. Alinea yang satu dengan alinea yang lainnya tidak diberi jarak.
5. Hanging style
Bentuk Hanging style hampir sama dengan bentuk Semi Block style. Bedanya pada isi surat bentuk paragraph menyondong kebawah pada awal paragraphnya. Bentuk alenia menggantung.